La gestión de existencias es importante porque proporciona un amortiguador para equilibrar las incertidumbres entre la demanda y la oferta. Sin embargo, aunque puede considerarse positivo, el mantenimiento de existencias también crea problemas. El espacio físico que ocupan las existencias tiene un coste: el inventario inmoviliza efectivo y capital circulante que podrían emplearse mejor en otros fines. Como activo en el balance de una empresa, la reducción de las existencias se traduce en un mayor rendimiento de los activos. En una encuesta reciente, el 40% de los encuestados mencionó el aumento de los costes de inventario como uno de los principales riesgos empresariales. Por tanto, si el inventario cuesta dinero y afecta negativamente al flujo de caja, ¿por qué no reducirlo?
Un inventario demasiado escaso también crea problemas: para la fabricación, el servicio al cliente y el mantenimiento. Por eso es tan importante el papel de la gestión de existencias: para equilibrar las necesidades de la empresa de mantener existencias con los costes que ello conlleva. Una de las mayores incertidumbres de la gestión de inventarios es la cantidad de existencias que hay que mantener para satisfacer una demanda cambiante. Mantener el nivel adecuado de existencias requiere una técnica denominada optimización de inventarios, señala Galdón Software.
El papel de la gestión de existencias
Para una operación de fabricación pequeña, con artículos de inventario limitados, un área de almacenamiento pequeña y unos pocos pedidos de clientes, una hoja de cálculo podría gestionar el inventario suficientemente. Pero para entornos más grandes y complejos, se necesita un sistema de gestión de inventarios más sofisticado para recopilar, procesar, gestionar e informar sobre todos los datos, lo más cerca posible del tiempo real. No hacer un seguimiento de todas las entradas y salidas de existencias puede afectar gravemente a la facturación. La gestión de inventarios es, por tanto, esencial para cualquier empresa manufacturera en crecimiento.
La función de la gestión de inventarios es mantener niveles de existencias adecuados a las necesidades de la empresa. Ayuda a:
- controlar la cantidad de existencias, la precisión y la calidad,
- apoyar el cumplimiento de la normativa mediante la trazabilidad,
- optimizar el proceso de pedido y reposición,
- garantizar los niveles de servicio al cliente disponiendo de las existencias adecuadas en el lugar adecuado,
- regular el movimiento y la distribución de las existencias,
- gestionar las valoraciones y los costes de inventario,
- proporcionar puntos de inspección.